В день события уже ничего нельзя решить — можно только выполнить решённое. Всё, что не продумано заранее, в этот день просто не случится.
Первый вопрос — не «какая дата», а «зачем люди собираются». Поблагодарить, познакомить, отпраздновать, показать новое, удержать команду.
Ответ определяет всё дальнейшее: рассадку, длительность, музыку, даже высоту столов. Без него получается набор пунктов, между которыми нет связи.
Два числа задают всё: сколько гостей и сколько денег. От первого зависит площадка и кухня, от второго — что из желаемого вообще возможно.
Считают не «на человека вообще», а по статьям: аренда, кухня, напитки, техника, декор, персонал, транспорт, резерв. Резерв закладывают всегда.
Смотреть надо не картинки, а место: где въезд для машины с оборудованием, сколько киловатт даёт щиток, куда денутся гости, если пойдёт дождь.
Вместимость в описании и вместимость с танцполом, сценой и столами — разные числа. Проверяют вторую.
Кухня, звук, свет, декор, мебель, транспорт, персонал. Каждому нужно своё время на монтаж, и они мешают друг другу: свет не повесить, пока стоят столы.
Поэтому подрядчиков не просто выбирают — их выстраивают в очередь и сводят в один график заезда.
День расписывают по минутам, и начинается он не с прихода гостей, а с монтажа — иногда за шесть часов до. Заканчивается не тостом, а вывозом мусора.
В расписании отмечают, кто за что отвечает в каждую минуту. Тогда в момент сбоя не ищут виноватого, а смотрят в строку.
В этот день не принимают решений — их выполняют. Работает только то, что подготовлено: расписание, контакты, запасные варианты, человек на связи по каждому подрядчику.
И отдельно — разбор. Мусор, аренда, возврат посуды и техники входят в тот же день и в ту же смету.
Нашли неточность или хотите добавить этап — напишите, ответим на указанный адрес.